چگونه جلسات آنلاین و غیرحضوری را موفق برگزار کنیم؟

چگونه جلسات آنلاین و غیرحضوری را موفق برگزار کنیم؟

این مقاله با همکاری تونی رابینز و پروفسور استیون راجربلگ گردآوری شده است.

برگزاری جلسات اداری همواره یکی از چالش های رهبران و مدیران کسب و کارها بوده و است. بویژه در زمان شیوع ویروس کرونا!! چرا که کارمندان اکثراً بصورت دورکاری فعالیت می کنند و مدیران ناچار به برگزاری جلسات بصورت آنلاین و از راه دور هستند.

جلسات آنلاین و غیر حضوری علاوه بر تمامی مشکلات معمول جلسات که از آن ها آگاهی داریم ( از موارد نامربوط موجود در دستور جلسات گرفته تا میتینگ های بیش از اندازه بزرگ) با چالش های منحصر به فردی نیز رو به روست.

اولین مورد وجود چالش های ارتباطاتی است که رو به افزایش می باشد. بدون نشانه های بصری، جلسات به صورت بالقوه مملو از افرادی می گردد که موجب ایجاد وقفه در سخنان یکدیگر می شوند، جریان ارتباطی پایدار به سختی مشاهده می شود و سوء تعبیرهای اجتناب ناپذیری به وجود می آیند (برای مثال تشخیص سخنان طعنه آمیز و انگیزه ای که پشت صحبت ها است دشوارتر می گردد). در راس همه این موارد وجود صدایی در پس زمینه به همراه کیفیت ارتباطی پایین، موجب تحلیل پرمایه بودن ارتباط و توانایی حضار در هماهنگ ساختن سهم مشارکتی خود می شود.

مورد بعدی این است که جلسات غیرحضوری و از راه دور متاثر از پدیده ای است به نام طفره روی اجتماعی. کاستن از تلاش و انگیزه به هنگام کار گروهی، از تمایلات آدمی است، درست مشابه پنهان شدن در میان جمعیت. طفره روی اجتماعی موجب رشد حس گمنامی در افراد شده و در طی جلسات غیرحضوری به علت وجود موانع دیداری میان اعضای تیم، این ناشناسی و بی نامی افزایش می یابد.

و اما خبر خوب این است که مسیر رو به پیشرفتی وجود دارد که مبتنی بر شواهد می باشد و نشان دهنده بهبود و موفقیت بیشتر جلسات غیر حضوری و آنلاین است.

بیش از 20 سال است که پروفسور استیون و بسیاری دیگر مشغول تحقیق در رابطه با جلسات حضوری و غیرحضوری کسب و کارها و تیم ها هستند. دانش مربوط به جلسات، بینش و بصیرت حائز اهمیتی فراهم آورده که برای مدیران جلسات مفید است. به خصوص که طی این مدت و با شیوع ویروس کرونا جلسات آنلاین افزایش چشمگیری پیدا کرده و این بینش جزء مهمی از آن گشته است.

مدیران جلسات آنلاین و غیر حضوری چه ویژگی هایی دارند؟؟

پس از مصاحبه با صدها فرد حاضر در جلسات در رابطه با مدیریت جلسه، این طور به نظر می رسد که بهترین مدیران جلسات دارای وجه اشتراکی با یکدیگر هستند. آن ها ذهنیت مشابهی نسبت به نقش خود به عنوان فردی مسئول در قبال وقت دیگران دارند. زمانی که جلسه با خریداران یا سهام داران مهم باشد، اغلب به طور قابل توجهی ذهنیت نظارت گرانه ای را اتخاذ می کنند. چرا که هرگز نمی خواهند این افرادِ با اهمیت و کلیدی، با به زبان آوردن این جمله که وقتمان تلف شد جلسه را ترک کنند. اما در اکثر مواقع به هنگام برگزاری جلسات با کارمندان و یا تیم خودشان به این نظارت اعتنایی نمی شود.

وقتی که شما ذهنیت نظارت گرانه را اتخاذ می کنید نسبت به تصمیماتی که از ابتدای جلسه تا پایان آن می گیرید آگاهانه و با آینده نگری عمل می کنید. هدفمند بودن و گرفتن تصمیمات زیرکانه مرتبط با جلسات به هیچ عنوان وقت زیادی از شما نمی گیرد و با تمرین، در یک دقیقه امکان پذیر است. به منظور ترویج ذهنیتی نظارت گرانه و کمک به بهبود کیفیت جلسات غیرحضوری شما، تونی رابینز این موارد را به اعمال پیش از برگزاری جلسه، حین برگزاری جلسه، و پایان برگزاری آن تفکیک می کند.

اگر نیاز به راهنمایی بیشتر دارید کلیک کنید…

15 دقیقه مشاوره تخصصی رایگان با دارابیزینس

نکات مربوط به پیش از برگزاری جلسات آنلاین و از راه دور

1.اجتناب از دعوت نفرات بسیار

کیفیت این جلسات با افزایش هرچه بیشتر نفرات حاضر کاهش می یابد. خوشبختانه کسانی که موفق به شرکت در جلسات غیرحضوری نمی شوند به راحتی می توانند به فایل ضبط شده آن ها با سرعت بیشتری گوش دهند. بنابراین افراد غیر ضرور را از حضور معاف کرده و فایل ضبط شده از جلسه را در اختیارشان بگذارید. به این ترتیب آن ها می توانند در زمان دلخواه به آن گوش کنند.

 با این وجود برای جلوگیری از بروز این مسئله که افراد تیم احساس نادیده گرفته شدن نکنند، در صورت داشتن تمایل، شرکت در جلسات آینده حول محور همان موضوع را به اختیار خود آن ها بگذارید. معمولاً افراد این پیشنهاد را قبول نمی کنند اما از بابت آن قدر دان شما خواهند بود.

2.تعیین مدت زمان مشخص برای جلسه

به دلیل اینکه در حال حاضر مدت زمان تمرکز بر روی یک موضوع در افراد کاهش یافته است، از معین کردن جلسات یک ساعته اجتناب کنید. و نسبت به برگزاری جلسات 20 یا 25 دقیقه ای تردیدی نداشته باشید که بهترین مدت زمان برای برگزاری جلسات آنلاین و غیرحضوری است. همچنین مقدار اندکی کاستن از زمان جلسات موجب ایجاد فشار کاری مثبت و مفیدی می گردد. تحقیقات نشان می دهد گروه هایی که تحت فشار اندکی مشغول به کار هستند به علت بالا رفتن تمرکزشان عملکرد بهتر و بهینه تری دارند.

3.تقویت دستور جلسات آنلاین

سعی کنید به جای قرار دادن مجموعه ای از موضوعات قابل بحث در دستور جلسه، از تعدادی سوال برای پاسخ دهی استفاده کنید تا موجب متمرکز شدن توجه افراد شوید که معمولاً در جلسات غیرحضوری کمبود آن احساس می شود. با این کار شما درک بهتری نسبت به این موضوع خواهید داشت که چه کسانی را به جلسه دعوت کنید و همچنین می دانید چه زمانی به جلسه پایان دهید. و اگر جلسه با موفقیت به اتمام برسد، پاسخ سوالات نیز پیدا شده است.

4.استفاده از ویدئو

 ایجاد حس “حضور” در جلسات غیرحضوری حائز اهمیت است. ما خواستار مشارکت فعالانه حضار هستیم که استفاده از ویدئو موجب بالا رفتن امکان آن می شود. ویدئو کنفرانس ها تاثیر بیشتری دارند چرا که افراد در طول آن ها قادر به دیدن یکدیگر می باشند. بنابراین به منظور ایجاد دوباره حس صمیمیت به همان صورت که در جلسات حضوری وجود دارد از اشخاص بخواهید تا نزدیک به وب کم خود بنشینند.

نکات مربوط به حین برگزاری جلسات غیرحضوری

1.شروع جلسه سر ساعت مقرر

 هیچ چیز به اندازه تاخیر 15 دقیقه ای به دلیل ناموفق بودن افراد در نصب نرم افزار یا دریافت نکردن صوت و تصویر برای کار باعث از بین رفتن اشتیاق و جنبش در ابتدای جلسه نمی شود. به منظور اطمینان از عمل کردن سیستم برای همه، شخص ارائه دهنده موظف است 5 دقیقه قبل از دیگران وارد آن شود. بعلاوه تحقیقات ما حاکی از این است که پایان دادن به جلسات دیرتر از زمان اعلام شده موجب ایجاد استرس در افراد می گردد، در نتیجه جلسه را بیشتر از مدت زمان مقرر ادامه ندهید.

2.آغاز جلسه با حال خوب

حالات روحی شما به عنوان مدیر جلسه مهم می باشد. این همان چیزی ست که آهنگ صدای شما را تنظیم می کند. حتی تحقیقات نشان می دهند امکان این وجود دارد که موضوع مذکور تاثیر فراگیری روی حضار داشته باشد و حالات روحی آن ها مانند آینه حالات شما را در خودشان منعکس کنند. علی الخصوص در طول این زمان چالش برانگیز، جلسات آنلاین را با انرژی و تقدیر و تشکر آغاز کنید. عملکرد این چنینی، شانس داشتن حالت روحی مثبت در طی جلسه را افزایش می دهد که این امر خود موجب بالا رفتن خلاقیت، مهارت شنیداری و سودمندی می گردد.

3.تعیین قانون و قاعده

هر چند وقت یک بار با حضار خود مواردی را مشخص کنید که به طور متقابل از یکدیگر در راستای برگزاری جلساتی با کیفیت انتظار دارید. چگونه ممکن است که انتظار داشته باشیم جلسات غیرحضوری مان موثر واقع شوند در صورتی که هرگز اشاره ای به عوامل موثر در این راستا و موارد مورد اجتناب آن نکرده ایم؟ مانند این جمله انتظارات خود را مطرح کنید:

 “زمان مشارکت برای هر فرد 60 ثانیه می باشد تا امکان صحبت برای همه فراهم گردد”. و یا از آن ها بخواهید پیش از صحبت خود را معرفی کنند (برای مثال “محسن رجبی هستم، من فکر می کنم …) این اقدام یک بار دیگر به ایجاد حس حضور در فضای مجازی کمک می کند.

4.تسهیل شرایط برای حضار

 این نکته به طور قطع نقش کلیدی در جلسات غیرحضوری دارد. تسهیل گری نیز باید جزئی از نقش مدیران جلسات باشد. به منظور حفظ مشارکت افراد آن ها را وادار به شرکت در بحث ها کنید (برای مثال “علی، لطفاً نظرت را با ما در میان بگذار”). حتی برای حصول اطمینان از مشارکت همگانی و شنیده شدن صدای همه، شاید لازم باشد گزارشی از این موارد تهیه کنید. از پرسیدن این سوال به صورت عمومی دوری کنید “کسی نظری دارد؟”، در عوض تک تک حضار را به طور رسمی و معین برای پاسخ دهی صدا کنید. مانع پرحرفی افراد شوید مخصوصاً به علت مسئله کاهش مدت زمان تمرکز بر یک موضوع و داشتن جلسه ای کوتاه تر، در صورت لزوم حرفشان را با ملایمت قطع کنید. به عنوان یک مدیر جلسه این کار شماست.

5.استفاده از ابزار

سکوت نشانه موافقت نیست. برنامه های فوق العاده ای (مانند Poll Everywhere, Mentimeter, Klaxon) وجود دارند که به راحتی امکان رای دادن را برای شرکت کنندگان فراهم می کنند. این روش صادقانه و درستی برای مشخص شدن میزان رضایت عمومی از عملکرد شماست. این کار می تواند در حین برگزاری جلسه و یا بعد از آن صورت گیرد. همچنین شما باید به پیام رسان یا چت روم دسترسی فوری داشته باشید، نه برای این که افراد گروه بتوانند خارج از فضای عمومی جلسه با یکدیگر تعاملی داشته باشند، بلکه به این منظور که اگر کسی در میان جلسه قصد داشت به شما اطلاع دهد که چیزی را از قلم انداخته است به شما دسترسی پیدا کند. به کارگیری ابزارهای وابسته به تکنولوژی امکان افزایش مشارکت حضار در طول جلسات آنلاین را فراهم می کند.

نکات مربوط به بعد از جلسات غیرحضوری

1.اتمام جلسه به نحو احسنت

 پیش از پایان جلسه مطمئن شوید که تمامی نکات و مسائل واضح و روشن اند. برای هر مورد کاری، فرد مسئولی انتخاب کنید. اجازه ندهید هیچ کس بدون اطلاع از نتیجه جلسه یا قدم بعدی در جلسات آینده فضا را ترک کند.

توصیه دارابیزینس…

آیا دستیابی به جلسات آنلاین و مجازی بی نقص امکان پذیر است؟ احتمالاً نه، اما با رشد و توسعه متمرکز و هدفمند شما قادر خواهید بود که جلسات غیرحضوری خود را به وقایع کارآمد و جالب توجه تبدیل کنید. مادامی که قادر به کنترل جلسات که توسط دیگران برگزار می شود نیستید، می توانید جلسه متعلق به خود را تحت اختیار درآورید. شما می توانید گزینه های انتخابی بسیار خوبی در ارتباط با جلسات بسازید. و نمایشی از نظارت و کنترل درست و صحیح را ارائه دهید. شما می توانید همان سرمشقی باشید که امید دارید دیگران از آن پیروی کنند. بیایید خود را متعهد کنیم هر بار یکی از جلساتمان را تنظیم و تصحیح کنیم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *